会議は短くテキパキと

こんにちは

毎朝３０分くらい、施設運転グループのみんなとミーティングをやっています。
トリンプ吉池さんの真似ですが。
これがなかなか調子がいいんです。

昨日の状況の報告を受ける。
そこから問題点を拾い出し、誰が何をいつまでにやるべきか指示をする。
加えて運転監視上よい作業をしてくれたならその場でそれを褒め、礼を言い、評価するんです。
こういうことを繰り返していくと、何が大事で、何はそれほど力を入れなくていいものなのか、じわじわとですがスタッフたちに伝わっていきます。
ぼくの価値観も理解してもらえるようになる。

最後に今日やる作業を確認します。
その作業を実施する上での注意点、ポイントをその場で伝えられる。
こんなミーティングを毎朝やっているわけです。
そうすると、徐々にいちいち口を挟まなくても、それぞれのスタッフが自分の権限と責任の範囲を明確にして、自律的に仕事を進めてくれるようになります。

全員でのミーティングですから、あるスタッフにとっては無関係な話もあるのは確か。
自分の仕事と無関係な会議に付き合わされることほど嫌でムダなことはありません。
それはぼくも分かっている。
でも、自分に無関係だと思うからって、まったく話を聞かなくなるのもよろしくない。
だってもしかすると自分と関係してくるかもしれないからね。
無関係だと思っていたことが関係してきたときに慌ててしまいます。
だから、無関係だと思っていてもちょっとは聞いておいたほうがいいんです。

無関係な話ばかりの会議が嫌なのは、その会議が長すぎるからなんですよ、本質は。
自分と関係なさそうな話に１時間も２時間も３時間も付き合わされる。
これは嫌になるに決まっています。
でも会議が短時間で終わるなら、無関係な話も聞いてもいいと思えるものです。
だからぼくらのミーティングは３０分程度で終わらせるようにしているんです。
３０分なら我慢できるでしょ。

仕事上のトラブルは、たいてい人と人とのスキマ、担当と担当との空白に生まれます。
つまり、誰もが自分と無関係と思っているところにトラブルは発生するのです。
この空白はどこなのかを見つけるためにも、自分と無関係と思える話題にも関心を持っておくほうが、組織全体として有利なんですよ。
あ、ここはあいつとオレの間にある空白地帯だ。
どっちかというと俺に近い場所だな。
なら俺がやってやるか。
という気づきが生まれる。

こうやってトラブルが発生するリスクを下げることが出来るんです。
全員参加で、かつ短時間のミーティングにはこういう効用があるわけです。
会議はムダ、という人がいますが、それは無駄な会議をしているだけなんです。
会議のための会議、結論の出ない会議、責任の所在があいまいなままの会議。
だから時間も長くなり、無関係な話が多くなり、嫌になってしまうのです。

会議はそもそも何のためにあるのか。
もちろん、仕事をスムースに進めるためです。
つまり会議は手段なんです。
その目的を忘れてしまい、会議自体を目的化しちゃう。
世の中のたいていの不合理は、目的と手段を取り違えてしまうことから生まれるんです。

会議は仕事、すなわち作業をスムースに進めるためにある。
ならば、作業時間を圧迫するような会議は本来的ではないわけです。
会議時間というオーバーヘッドを取られても、作業時間が短縮するから、会議をやる意義があるのです。