素早い返信は吉

こんにちは

藤原和博さん講演会に行って、とても感激したのでそのお話をコラムにして友だちにもメールで送りました。感動のお裾分けですね。
それを読んだ友人の一人が「自分たちの勉強会の会報に載せたいのだがよいか」と聞いてきました。
ぼくはＯＫなんですけど、講演者の藤原さんはどうかなーって思って、確認のメールを送りました。
そしたら翌日にはもう返事が届きました。もちろんＯＫで。
早い！

藤原さんに限らず「できる」人はとにかく返事が早いんです。
逆に「できない」人からは、なかなか返事が来ませんねー。
あまりに遅いから催促すると「今検討中でした」とか「各所協議中です」なんて返事が来る。
期日を過ぎているのに何も言ってこないから催促すると、「もう少しなんです」「ある程度形になってから連絡しようと思っていました」なんて言い訳する。
おいおい、約束の期日は過ぎているんだぞ！少なくとも進捗状況くらいはそっちから連絡すべきだろう！とにかく今日中に何とかしろ！って怒鳴りつけるはめに。。。

ぼくは仕事メールの返信は、できる限り早くするようにしています。部下にもそう教えています。
その場で即答できないものについても、「○○日までにお答えします」とか「出張から戻り次第お返事します」とか、とりあえずはメールが届いていること、それを読んだことを相手に伝えることを怠らないようにしています。
そして忘れないように、手帳に「○日までに△さんに□について返事すること」とメモします。

なぜすぐ返信することが大事なのか。

「返信」を英語で言うとレスポンス（response）です。
これに「能力」という意味の単語アビリティ（ability）を加える。
response＋ability＝responsibility、レスポンスビリティすなわち「責任」という意味になります。
だからぼくは、返信する能力＝責任感だと思います。
責任を果たそうと思ったら、それに対し迅速に反応していくことが大事なんだと思うのです。
なので反応の鈍い奴、すぐ返事をくれない奴は、無責任で無能な奴に思えちゃうってわけです。

それに、すぐ反応することは実利も大きいですよ。
遅くなった返信メールには、なぜ遅くなったのか言い訳を書かなくてはなりません。
言い訳を書くのは無駄ですよね。
すぐ返信をすればそんな言い訳を書く必要がないんだから。

また、遅くなった返信には、ちょっと格好つけたくなります。
遅くなったに値するデーターを添えたりね。
必要以上の品質にしないと格好つかないんですよ。
それも無駄。
すぐ返信すれば、そんなこと必要ないんです。
たとえそれがアバウトな答えでも、相手がそれで満足するならＯＫなんです。
満足できないなら、さらに照会してくるはずです。
照会があったら、詳しいことを調べてまたリプライすればいいんです。
でもそんなことはめったになくて、たいていはアバウトな回答で十分なんですね。

最初から詳細にわたったくどくどとした返信をすることはないんです。
すぐ返信しないから、くどくどこまごまと書かなくちゃならなくなるんです。
あー、無駄、無駄。

すぐに返信しないで放っておくと、被害が拡大することもあります。
ちょっとしたクレームがあったとします。
放っておいたために相手の怒りを買う。
すぐ返信しておけばメールか電話で済んだことでも、わざわざ相手のところに出向いて説明しなければならなくなったりします。
メールなら１０分もかからないで済んだことが、半日、一日つぶれてしまうことになってしまう。
もしかしたら菓子折のひとつでも持っていかねばなりません。

怒った相手が、とんでもない要求をしてくることだってあります。
相手を怒らせてしまったら、理不尽な要求であっても聞かないと収まらなってしまうのです。
ちょっとした不具合のクレームにすぎないのに、話しが大きくなっちゃったりする。
すぐ対応したなら悪いところだけ直せば済んだのに、放って置いたがためにあれもこれもと要求されたりするんです。
無駄ですよねー。

だからレスポンスをよくすることは、相手を大切にするためだけじゃなく、自分自身を大切にすることになるんです。
その意味で、素早いレスポンスはエコロジーでロハスな生き方なんだと思っています。
くれぐれも「レスポンス＝責任」であることを忘れずに。